Limitations & risques

Vue d’ensemble

Ces limitations sont connues et assumées — elles ne sont pas des blocages mais des contraintes qui doivent être communiquées clairement à l’équipe et aux stakeholders Proxiad pour éviter les mauvaises surprises.

🔧 Limitations techniques

Sage 1000 FRP V11 — pas d’API moderne

Solution on-premise de Proxiad
Intégration passe par exports/imports fichiers planifiés posés sur share réseau
Pas de webhook, pas de push temps réel
Cas impactés : CDG-01 (short report), CPT-01 (cycle pièces)
Mitigation : agent n8n polling du share + parsing des fichiers, fenêtres d’ingestion Sage planifiées

Nibelis — API pas encore livrée / niveau à confirmer

Éditeur Nibelis annonce API disponible mais niveau d’accès contractuel Proxiad à vérifier
En attente de validation Sonia + David
Cas impactés : PAY-01, PAY-02, CDG-01, RH-01 (partiel), RH-02 P2, RH-03 (compteurs officiels)
Mitigation : Piste A avance en parallèle ; volets Progessi + Payhawk livrables indépendamment

Agicap — en cours de déploiement, calendrier flou

Remplace Zeendoc + Pulceo, décision DAF confirmée
Bascule effective non-datée (attendu novembre)
Module recouvrement dispo ~2027 seulement
Cas impactés : CPT-01, CPT-02
Mitigation : volet Payhawk de CPT-02 livrable avant Agicap ; scope CPT-01 = post-bascule

Amelkis SaaS — API à qualifier

Accès direct confirmé mais niveau API contractuel non validé
Cas impactés : CDG-01 (short report), reporting graphique P2
Mitigation : fallback export Excel manuel chargé sur SharePoint si API insuffisante

Easy Access (Verlande) — existence API non confirmée

Fournisseur mutuelle
API pas certain qu’elle existe — investigation Sujita + David en cours
Cas impactés : PAY-01 (données mutuelle attendues)
Mitigation : fallback formule statique de cotisation depuis contrat mutuelle

VPN bancaire BPCE — bloque certains formulaires web

Sous-population de collaborateurs sur VPN client bancaire
Peuvent ne pas accéder aux formulaires web internes
Cas impactés : MG-01 (formulaire déplacements)
Mitigation : fallback mail (deplacement-@) parsé par MG-02

Sous-traitants (40% CA) — pas de licences Teams

~40% des consultants sont des sous-traitants, mails hétérogènes
Cas impactés : ADV-01 (relances CRA), toutes les fonctions qui dépendent de la communication interne
Mitigation : couverture mail (adresses commerciales société), sondage Dina inclut sous-traitants

CEDGE — source non identifiée

Mentionné comme 3ᵉ source du short report CDG dans le transcript
Aucune info sur ce que c’est (variante Sage ? outil groupe ? mauvaise transcription ?)
Cas impactés : CDG-01
Mitigation : investigation urgente Marine + Anne

CRA conversationnel (v2) — hors scope 2026

Idée forte de la restitution DG (Teams : “18j ce mois, congés 12-13”)
Non engagée — proposition “pour ouvrir”
Vu comme alternative aux relances (supprime la cause au lieu de mieux relancer)
Mitigation v1 : on optimise les relances (ADV-01), on garde CRA conversationnel pour année 2

⚖️ Limitations réglementaires

RGPD

Toute donnée collaborateur = sensibilité maximale (Risque ≥ 3 systématique)
Environnement isolé obligatoire pour dev (collaborateurs sortis anonymisés)
Droits par rôle et par entité — pas d’accès transverse par défaut
Consentement pour transcription réunions (Teams) à clarifier

AI Act (à anticiper)

Journalisation de toutes les actions IA
Tableau de bord de gouvernance (suivi consommation IA par équipe + cas)
Traçabilité complète des décisions automatisées

Convention Syntec + règlement intérieur

Règles de contrôle paye (PAY-01) doivent respecter Syntec (jours carence, maintien salaire, ancienneté)
Cas Alsace-Moselle = régime spécial (2ᵉ CP, cotisations différentes)
Documentation à formaliser par Sujita + Clément

👥 Limitations humaines / organisationnelles

Écarts de méthode entre entités (constat CDG)

“3 heures pour l’un, 15 minutes pour l’autre” — l’écart tient aux méthodes autant qu’à l’outillage.

Automatisation seule ne suffit pas — nécessite harmonisation des pratiques
Cas impactés : CDG-02 (consolidation entités), RH-01 (fichiers RH multi-entités)
Mitigation : atelier harmonisation métier AVANT dev, dictionnaire synonymes à maintenir

Change management

Passage de mails informels à process formalisés = adoption non triviale
Directeurs de marché veulent gérer individuellement (ADV-02) — NON à un groupe Teams tous directeurs
Collaborateurs sensibles au “flicage” perçu → ton amical obligatoire
Mitigation : comm interne co-construite DRH, formation courte 30 min par cas, pilote volontaires avant généralisation

Sorties collaborateurs tardivement communiquées (RH)

Retard demande équipement IT → manque de postes
Cas impactés : RH-04 (intercontrat), quelques cas MG
Note : hors scope P1 direct mais irritant lié à surveiller

Marine da Rocha — nouvelle interlocutrice clé (CDG)

Reprend le short report côté CDG
Impact : validation formats critique, disponibilité pour cadrage à confirmer
Mitigation : backup Anne Guerry pour co-décision

Directrice DAF Sonia — surchargée

Interlocutrice clé sur : API Nibelis, calendrier Agicap, CDG, CPT
Cumule séances CDG + MG + Compta + validation API + cadrage bascule
Mitigation : Alexandra + Bruno + Marine servent de relais métier ; Dina sert de relais interne

🎯 Risques par nature de cas

Risques Automatisations (9 cas)

⚠️ Alert fatigue

Trop de mails/notifs → utilisateurs finissent par les ignorer.
Mitigation : digest quotidien consolidé, pas mail par événement.

⚠️ Faux positifs

Relance envoyée à quelqu’un qui a déjà validé → perte crédibilité.
Mitigation : recheck source ~2s avant envoi.

⚠️ Contournement

Utilisateurs continuent par ancien canal (mail direct, Teams).
Mitigation : sensibilisation ferme + fallback (redirection auto).

Risques Workflows (6 cas)

⚠️ Complexité règles

Règles métier trop spécifiques par entité → template rigide inadapté.
Mitigation : règles COMMUNES d’abord, exceptions manuelles.

⚠️ Bascule big-bang

Passer d’un process manuel à auto en une nuit → résistance + erreurs.
Mitigation : pilote 3 mois en parallèle du manuel, comparaison, itération.

⚠️ Défiance sur ROI

Écart détecté au pilote → équipe métier revient au manuel.
Mitigation : co-dev avec key users, transparence complète, override sheet possible.

Risques Hybrides Agent+Auto (2 cas)

⚠️ Hallucinations LLM

Parser LLM invente des champs qui n’étaient pas dans le mail.
Mitigation : confidence score, prompt strict “ne devine jamais”, validation champs vs valeurs autorisées.

⚠️ Coût LLM

Volume mails × parsing LLM = coût mensuel.
Mitigation : modèle éco (Haiku / gpt-oss local), contexte limité ~500 tokens, batch backfill hors heures pointe.

⚠️ Data privacy LLM externe

Envoi mails Proxiad à Anthropic/OpenAI = questionnement RGPD.
Mitigation : opt-in explicite, ou hébergement local (NVIDIA NIM gpt-oss) pour zero egress.

🚫 Ce qui est explicitement HORS scope 2026

Écriture dans Sage — pas d’API, on passe par fichiers d’import
Recouvrement client (relance impayés) — couvert par module Agicap ~2027
Recrutement / sourcing / matching CV — initiatives internes existantes chez Proxiad, on ne double pas
CRA conversationnel — proposition “pour ouvrir” année 2
Agent “Mon dossier” collaborateur — proposition année 2
Onboarding de mission automatisé — proposition année 2
Marketing / ventes externes — extension conditionnée à évaluation résultats P1
Multi-langue — français uniquement en v1
Multi-devises — France uniquement en v1

📝 Contraintes assumées vs contraintes à négocier

✅ Assumées — pas de discussion

Sage on-prem = exports fichiers (pas d’API à demander)
Agicap module recouvrement 2027 (pas dans nos livrables)
Frontière RGPD stricte (validation humaine paye systématique)
Hébergement UE/France (cadre PSSI signé)

🔄 À négocier avec Proxiad

Niveau API Nibelis (lecture seule vs écriture)
Niveau API Agicap dans contrat
Politique refus auto NDF J+7 (CPT-02)
Envoi mails automatiques (approche communication CRA sondage Dina)
Choix provider LLM (Anthropic externe vs NVIDIA NIM local)