CDG-03 — Tri mails nouvelles affaires

Fonction	Nature	Framework	Score	Statut
CDG	Automatisation	n8n + règles Outlook/Graph	18	🟢 En développement — quasi quick-win

Source : atelier CDG 28/07 — synthèse “5 personnes concernées, exclure réponses type ‘bravo’, dossier dédié”.

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Contexte métier

• Boîte CDG polluée par mails autour des nouvelles affaires : originaux + réponses “bravo”, “félicitations”, transferts
• Cible : filtrer uniquement les mails originaux provenant de 5 émetteurs identifiés
• Dossier dédié : 📁 Nouvelles Affaires
• Besoin : suivi historique signées/annulées

Objectif du cas d’usage

Éliminer la pollution mail CDG en isolant les mails “nouvelles affaires” originaux dans un dossier dédié + alimenter un tableau historique structuré pour piloter les signatures.

Étapes fonctionnelles détaillées

1. Règle Outlook / Graph : sur nouveau mail entrant → si expéditeur ∈ liste 5 émetteurs ET objet ne commence pas par RE: / Re: / TR: → déplacer dans dossier 📁 Nouvelles Affaires.
2. Cron toutes les 10 min : lister nouveaux mails du dossier depuis dernier scan.
3. Pour chaque mail : agent LLM léger extrait métadonnées (client, montant estimé, entité concernée, date signature prévue).
4. INSERT dans SharePoint List “Nouvelles Affaires” avec statut “Nouveau”.
5. Suivi manuel : CDG passe le statut à “Signée” ou “Annulée” via un formulaire simple.
6. Notification hebdo : lundi matin, digest des nouvelles affaires de la semaine à équipe CDG.
7. Backfill : traitement des 6 derniers mois pour baseline historique.

Flot d’appels API

flowchart TD
    Mail[📧 Mail entrant boîte CDG] --> Rule[Règle Outlook<br/>expéditeur ∈ 5<br/>ET pas RE:/TR:]
    Rule --> Move[Move to<br/>📁 Nouvelles Affaires]
    Move --> Wait[⏰ Cron 10 min]
    Wait --> Poll[Graph API<br/>GET /me/mailFolders/{id}/messages]
    Poll --> Loop{Nouveaux ?}
    Loop -->|Non| End[End]
    Loop -->|Oui| LLM[🤖 LLM light<br/>extract client, montant]
    LLM --> Insert[POST /sites/cdg/lists/<br/>nouvelles_affaires/items<br/>statut=Nouveau]
    Insert --> Weekly[⏰ Cron lundi 9h<br/>digest hebdo]
    Weekly --> Mail2[POST /me/sendMail<br/>→ équipe CDG]

API map

#	Étape	Fonction / endpoint	Application	Existe ?	Accès dispo ?	Notes
1	Créer règle Outlook	POST /me/mailFolders/inbox/messageRules	Microsoft Graph	✅	⚠️ Extension droits	Ou config manuelle Outlook
2	Poll dossier	GET /me/mailFolders/{id}/messages	Microsoft Graph	✅	⚠️	10 min
3	Parser LLM	HTTP Request → LLM	Provider LLM	✅	⚠️	Modèle éco (Haiku)
4	Insert SharePoint	POST /sites/{id}/lists/{id}/items	Microsoft Graph	✅	⚠️	SharePoint CDG
5	Digest hebdo mail	POST /me/sendMail	Microsoft Graph	✅	⚠️	Lundi 9h

Prérequis techniques

• Extension droits M365
• Accès boîte CDG (lecture + création règles)
• SharePoint CDG
• Provider LLM (mutualisé MG-02/MG-03)

Livrables Proxiad attendus

• Liste des 5 émetteurs originaux (adresses mail exactes) — LIVRABLE CRITIQUE
• Boîte cible : boîte CDG générique ? Boîte partagée ?
• 5-10 mails historiques pour calibrer extraction LLM
• Format tableau (colonnes, filtres, exports)
• Backfill : 3, 6 ou 12 mois ?

Timeline estimative

Effort : 2 jours-n8n (quick-win reconnu par Michaël).

• S+0 : liste 5 émetteurs + exemples mails
• S+1 J1 : règle Outlook + polling + LLM extraction
• S+1 J1 : SharePoint list + backfill 6 mois
• S+1 J2 : tableau de bord + tests + démo
• S+2 : mise en production

Critères de recette

• 100% mails des 5 émetteurs (hors RE:) déplacés dans dossier
• 0 faux positif (mail non “nouvelle affaire” mal classé)
• Extraction LLM client + montant : 8/10 précision
• SharePoint list alimentée en < 15 min après réception
• Backfill 6 mois sans doublon
• Digest hebdo lundi 9h fonctionnel

Risques identifiés

Risque	Impact	Mitigation
Émetteur change adresse mail	Mails ratés	Alerte “0 mail semaine depuis émetteur X”
LLM confond client / fournisseur	Métadonnées fausses	Prompt strict, few-shot 10 exemples historiques
Backfill coûteux	Coût LLM ponctuel	Batch 100 mails, asynchrone hors heures

Questions ouvertes

• Q1 : Les 5 émetteurs exacts (adresses mail complètes) — sans ça, blocage total
• Q2 : Une des 5 est-elle un alias de distribution (groupe de personnes) ?
• Q3 : Boîte cible du polling — CDG@ ou un pool boîte plus large ?
• Q4 : Bckfill 6 mois → volume estimé de mails ? (impacte coût LLM)
• Q5 : Statut “Signée/Annulée” — mis manuellement dans SharePoint ou détecté via un mail follow-up ?
• Q6 : Digest hebdo — envoyé à qui exactement (Sonia + Anne + Marine + ?) ?