ADV-01 — Relances CRA J-3/J-2/J-1

Fonction	Nature	Framework	Score	Statut
Administration des ventes	Automatisation	n8n (appels API directs)	22 (le plus haut)	🟢 En développement — cible prod septembre 2026

Source : atelier ADV 29/07/2026 (Bahija Berradi, Vanessa Bessaguet, Dina Jak, Gabriel Ohana, Sonia Gantou) — synthèse + transcript verbatim.

Contexte métier (extrait transcript)

~300 relances CRA par mois — volumétrie confirmée en séance sur tout le périmètre
Aujourd’hui 100% manuelles, canaux dispersés : mail Proxiad, mail mission, mail perso, Teams, SMS, WhatsApp
Deux méthodes ADV coexistent :
- Vanessa : “Moi, je relance pas par consultant. Sur mes périmètres, je relance pas du tout les consultants. Je relance les directeurs de marché.” Elle attend le dernier jour du mois pour envoyer une capture d’écran filtrée au DM concerné.
- Bahija : “Alors moi, j’ai un annuaire, justement, où j’ai toutes les adresses mail de mes consultants avec leur code. […] je fais un tri et j’envoie uniquement aux collaborateurs qui n’ont pas réalisé le CRA.” → mail groupé dont la liste se réduit à mesure des validations.
Diagnostic Dina (consultante Bordeaux, co-animatrice) : “Le souci côté collaborateur […] la journée on est en mission, on y pense, on met un rappel dans notre outlook […] mais comme tout le monde, on est pris par la mission et vu qu’il faut changer d’outil entre ce qu’on a en mission et l’outil Projet-C […] on le fait plus tard.”
Dina complète : “Le souci du mail, c’est qu’on n’ouvre pas le mail Proxiad quand on est en mission. Donc, il faut choper tous les mails mission.”
Chiffre de couverture cité par Gabriel : “Quand on envoie des mails […] sur les adresses Proxiad, on a 10% de clics.”
Pratiques hétérogènes par région : “Sur Strasbourg, ils appellent les consultants. Sur Lyon, elle appelle aussi les consultants. Chacun fait vraiment selon comme il veut.” (Bahija/Vanessa)
Cité par quasiment tous les répondants de l’audit — c’est l’irritant transversal n°1 (restitution DG vagues 1-2)
ADV = point de centralisation ; toute la chaîne aval est bloquée tant que les CRA ne sont pas validés (paye, CDG facturation, sortie chiffre d’affaires)
Sous-traitants : “Il y en a qui n’ont pas d’accès à Projet-CI, donc ils nous envoient leur CRA dans un papier” (Bahija). Sous-traitants = ~40% du CA — couverture spécifique à prévoir (adresses mail hétérogènes, pas de licences Teams)

Ambition affichée (Dina) : “Je pense qu’on va résoudre 60% de la problématique, il y aura les gens qui vont le faire, mais il y aura peut-être les derniers 10% qu’il faut quand même faire en follow-up humain” — donc ~30% de zone grise à explorer via sondage canaux.

Transcripts sources : ADV atelier 29/07/2026 (synthèse + verbatim), restitution consolidée DG vagues 1-2, cadrage ateliers Discover 28-29 juillet.

Objectif du cas d’usage

Détecter chaque jour, à partir des données Progessi lues via l’API REST, les feuilles de temps non validées pour la période en cours, croiser avec congés et arrêts maladie pour éliminer les faux positifs, puis pousser une séquence J-3 / J-2 / J-1 sur le canal préféré du consultant (mail Proxiad, mail mission, événement Teams-Outlook, SMS optionnel). L’automatisation ne peut PAS valider un CRA à la place du consultant — le Write API Progessi n’est pas exposé aujourd’hui — mais elle supprime la charge de détection et d’expédition côté ADV. Ambition Dina : 60% de complétion sans main humaine, 30% de zone grise à qualifier via sondage, 10% de suivi humain irréductible.

Étapes fonctionnelles détaillées

Détecter les retardataires : chaque jour à 8h30 et 17h45, interroger Progessi pour obtenir la liste des consultants dont le CRA du mois courant n’est pas validé.
Filtrer les exclusions : retirer les consultants en arrêt maladie, en congés > 5 jours du mois, ou déjà relancés sur ce canal ce jour.
Récupérer le canal préféré de chaque consultant (issu du sondage Dina, stocké dans une base de config).
Composer le message avec le template correspondant à la période (J-3 informatif → J-1 urgent) et injecter les variables (prénom, jours restants).
Envoyer sur le canal :
- Mail Proxiad ou mail mission → via Outlook API
- Teams → événement calendrier “Valider ton CRA — 5 min”
- SMS → via provider externe (si retenu — pas encore validé)
Journaliser l’envoi (consultant, canal, timestamp, contenu).
Le lendemain matin, vérifier si le CRA a été validé depuis. Si oui → clore. Si non → passer à la relance suivante.
À J-1 midi : les CRA toujours pending sont transmis à l’automatisation ADV-02 (rapport quotidien directeurs).
Post-clôture (J+1 à J+3 du mois suivant) : mail ultime “à valider avant coupure paie” + escalade directeur.

Flot d’appels API

flowchart TD
    Cron[Cron n8n J-3, J-2, J-1<br/>8h30 et 17h45] --> Pending[Progessi<br/>POST /timesheets<br/>FilterModel statusCode=DRAFT<br/>+ periodStart=currentMonth]
    Pending --> Loop[Pour chaque timesheet]
    Loop --> Sick[Progessi<br/>POST /sickLeaves<br/>overlap periode + consultantId]
    Loop --> Leaves[Progessi<br/>POST /emplLeaves<br/>overlap periode + consultantId]
    Sick --> Filter{Exclusion ?}
    Leaves --> Filter
    Filter -->|Arret ou conge long| Skip[Skip et trace]
    Filter -->|OK| Profile[Progessi<br/>GET /profiles/consultantId<br/>recup email + code]
    Profile --> Pref[SQLite n8n<br/>consultant_channel_pref]
    Pref --> Compose[Template J-3 info,<br/>J-2 alerte, J-1 urgent]
    Compose --> Route{Canal prefere ?}
    Route -->|Mail Proxiad| Mail[Graph<br/>POST /me/sendMail<br/>+ ICS event 15 min]
    Route -->|Mail mission| Mail
    Route -->|Teams event| Event[Graph<br/>POST /me/events<br/>isOnlineMeeting=true]
    Route -->|SMS| Sms[Provider SMS<br/>POST /messages]
    Route -->|Sous-traitant| Mail
    Mail --> Trace[(SQLite n8n<br/>cra_relance_log)]
    Event --> Trace
    Sms --> Trace
    Trace --> Next[Attente cycle suivant]
    Next -.J-1 midi.-> Escalade[Declenche ADV-02<br/>digest directeurs]
    Next -.-> Recheck[Progessi<br/>POST /timesheets<br/>recheck statusCode 2s avant envoi]

Confrontation à l’API Progessi réelle

Vérification faite contre la spec OpenAPI progessi-read-api.json (reçue 2026-08-25, base https://proxiad.progessi.com/api/control/rest, BasicAuth, read-only).

Besoin fonctionnel	Endpoint Progessi	Disponible ?	Commentaire
Lister les CRA non validés du mois	`POST /timesheets` avec `FilterModel { statusCode = "DRAFT" }` + filtre `periodStart`	✅	39 champs sur `timesheets` dont `statusCode`, `nbDays`, `potentialDays`, `ecart`, `nbLeaves`, `nbSickLeaves`, `intercontract`
Récupérer email + code consultant	`GET /profiles/{id}`	✅	34 champs dont email — remplace l’annuaire Excel de Bahija
Détecter arrêt maladie chevauchant	`POST /sickLeaves` avec FilterModel dates	✅	Filtre exclusion, évite les faux positifs
Détecter congés chevauchants	`POST /emplLeaves` avec FilterModel dates	✅	Idem — attention au consultant en congés partiels
Récupérer nom de mission / client	`GET /projects/{id}` via lien depuis timesheet	✅	Utile pour personnaliser le mail
Valider un CRA à la place du consultant	—	❌	Write API absent de la spec `progessi-read-api.json` — demande envoyée à `clalanne@progessi.com`, non répondue à date
Marquer un CRA comme “relance envoyée”	—	❌	Aucun champ writable — traçage obligatoire côté n8n (SQLite `cra_relance_log`)
Poser un congé pour un consultant	—	❌	Idem — dépose reste manuelle dans Progessi
Récupérer mail mission (client)	—	❌	Champ non exposé — dépend du formulaire ADV à mettre en place (proposition Dina)
Récupérer canal préféré consultant	—	❌	Concept Mekorai — stocké dans SQLite n8n, alimenté par sondage Dina

Bloquants API :

Aucun endpoint d’écriture Progessi → impossible d’automatiser la validation elle-même ni d’annoter la fiche timesheet.
Mail mission absent du modèle profiles → collecte parallèle via formulaire de démarrage mission (livrable Proxiad).
Canal préféré non natif → base locale n8n alimentée par sondage Google Forms Dina.

Contournements retenus :

Traçage complet des envois dans SQLite local à n8n (cra_relance_log : consultant_id, canal, timestamp, template, statut retour).
Re-check POST /timesheets ~2s avant chaque envoi pour éviter de relancer un consultant qui vient de valider.
Sondage Dina alimente une table consultant_channel_pref (consultant_id, canal, mail_mission, phone_pro).
Sous-traitants sans compte Progessi → import CSV mensuel ADV en fallback (ils envoient CRA papier aujourd’hui).

API map — fonctions requises

#	Étape	Fonction / endpoint	Application	Existe ?	Accès dispo ?	Notes
1	Lister CRA non validés	`GET /timesheets` avec filtres `status=pending`, `period=current_month`	Progessi	✅ Oui (documenté)	✅ Compte service confirmé	Utiliser shortcut `progessi_pending_timesheets` de notre MCP
2	Récupérer profil consultant	`GET /profiles/{id}` (pour email + mission)	Progessi	✅ Oui	✅ Confirmé	Nécessaire pour mail mission
3	Détecter arrêt maladie	`GET /sickLeaves` overlap période	Progessi	✅ Oui	✅ Confirmé	Filtre exclusion
4	Détecter congés	`GET /emplLeaves` overlap période	Progessi	✅ Oui	✅ Confirmé	Filtre exclusion
5	Envoyer mail	`POST /me/sendMail`	Microsoft Graph (M365)	✅ Oui (natif)	⚠️ Extension droits demandée 27/08	Nécessite profils MekorAI + boîte émettrice `cra-relance@proxiad.com`
6	Créer événement Teams	`POST /me/events` avec `isOnlineMeeting=true`	Microsoft Graph	✅ Oui	⚠️ Idem	Événement calendrier 15 min
7	Envoyer SMS	`POST /messages`	Provider tiers (Twilio / OVH SMS / autre)	✅ Oui	🔴 Aucun contrat aujourd’hui	À arbitrer avec Proxiad — coût + choix provider
8	Stocker préférences canal	Table `consultant_channel_pref`	Base n8n interne	À créer	—	Alimentée post-sondage Dina
9	Journalisation	Table `cra_relance_log`	Base n8n interne	À créer	—	Audit conformité

Prérequis techniques

Habilitation prestataire MekorAI (NDA + PSSI signés) — cf. 00_SCOPE_TRANSVERSE.md
Compte service Progessi ✅ confirmé
Profils utilisateurs Microsoft étendus (demande 27/08 en cours)
Boîte mail dédiée cra-relance@proxiad.com à créer (traçabilité + possibilité désabonnement)
Instance n8n déployée on-prem Proxiad (à confirmer emplacement — même serveur que plateforme Abra ?)
Provider SMS choisi + contrat + budget (si canal SMS retenu par sondage)

Livrables Proxiad attendus

Résultat sondage canaux Dina — Google Forms envoyé à consultants clés (Bordeaux, Lyon, Lille, Paris), validé par Sonia et directeurs de marché
Consultants relais dans chaque ville identifiés pour diffuser sondage + remonter terrain
Liste des directeurs de marché avec leurs consultants (mapping) — pour escalade ADV-02
Templates de mail validés par DRH (3 versions : info J-3, alerte J-2, urgence J-1)
Règles cas particuliers :
- Arrêt maladie → pas de relance ? ou “à valider à ton retour” ?
- Congés partiels du mois → décaler à quand ?
- Nouveau entrant du mois → règle spécifique ?
Périmètre entités couvertes en v1
Mécanisme sous-traitants : quelle adresse mail utiliser ? Alias commercial société ? Mail perso ?
Décision canal SMS : garde-t-on WhatsApp exclu ? Contrat provider SMS ?
Formulaire mission — processus de collecte du mail mission au démarrage de chaque mission (proposition Dina)

Timeline estimative

Effort dev : 5 jours-n8n (1 dev n8n).

Étape	Durée	Bloquant
Réception livrables Proxiad (sondage, mapping, templates)	S+0	Sondage Dina
Config n8n : compte Progessi + Graph M365 + boîte émettrice	0,5 j	Extension droits M365
Workflow détection retardataires + filtres	1 j	—
Workflow multi-canal (mail + Teams + SMS optionnel)	1,5 j	Décision SMS
Workflow escalade + journalisation	1 j	—
Tests + pilote sur 20-30 consultants volontaires	0,5 j	—
Ajustements templates/horaires selon retours	0,5 j	—
Mise en production	fin septembre 2026	Engagement pris en séance

Critères de recette

30 consultants test avec 15 CRA volontairement non validés : les 15 sont détectés au cron J-3 et relancés dans les 5 min
Consultant en arrêt maladie n’est pas relancé
Consultant en congés > 5j voit sa relance décalée à son retour
Événements Teams créés apparaissent dans le calendrier avec durée 15 min
Chaque envoi tracé (consultant, canal, timestamp, template)
À J-1 midi, liste des pending disponible pour ADV-02
Zéro erreur d’envoi sur cycle test 1 mois complet
Cible ROI 3 mois post-prod : ≥ 60% CRA validés sans intervention humaine (mesure Progessi)

Risques identifiés

Risque	Impact	Mitigation
Sous-traitants (40% CA) non joignables	ROI ≤ 60%	Couverture mail commercial société, sondage inclut sous-traitants
Refus utilisateur (spam perçu)	Erosion adoption	Templates DRH-validés, désabonnement individuel possible, comm interne
API Progessi indisponible cycle	Cycle raté	n8n retry + backoff, alerte ADV si 2 cycles consécutifs KO
Horaires 8h30 trop intrusifs	Confiance érodée	A/B test pilote, ajuster à 9h ou 10h selon retours
Faux positifs (relancer qqn ayant validé)	Perte crédibilité	Recheck Progessi ~2s avant chaque envoi

Questions ouvertes

Q1 : Canal SMS — retenu par Proxiad ? Si oui, provider (Twilio, OVH, autre) ? Budget mensuel accepté (~300 relances × ~0.05€ = ~15€/mois) ?
Q2 : WhatsApp explicitement exclu ? (mentionné comme canal actuel mais problématique RGPD/gouvernance)
Q3 : Mail mission — comment garantir sa collecte au démarrage de chaque mission ? Formulaire ADV ? Champ obligatoire dans Progessi ?
Q4 : Consultants relais par ville — leur donner un accès admin léger pour voir le statut de leur zone ? Ou juste destinataires du digest ?
Q5 : Boîte émettrice cra-relance@proxiad.com — nom exact validé ? Alias différent (ma-paye@, cra@) ?
Q6 : Nouveau entrant du mois — règle exacte ? (pas de relance le 1er mois ? relance décalée à J+15 ?)
Q7 : Régle “post-clôture J+3 mail ultime” — validée par direction paye (Sujita) pour timing de la coupure ?
Q8 : Sondage — quel taux de retour attendu ? Que fait-on des consultants qui ne répondent pas au sondage (canal par défaut = mail Proxiad ?)