CPT-02 — Relances de validation (factures/NDF)

Fonction	Nature	Framework	Score	Statut
Comptabilité	Automatisation	n8n	19*	🟠 Attend module Agicap (novembre)

Source : atelier Compta 27/08 — “Automatisation relances valideurs identifiée irritant, Agicap portera partie du workflow”.

Contexte métier

Factures fournisseurs en attente de validation manager → traînent
Notes de frais Payhawk sans justificatif conforme → aller-retour demandeur
Créations/modifications fournisseurs → validations lentes
Aujourd’hui : relances manuelles chronophages
Module Agicap attendu novembre portera partie du workflow validation → on articule sans doublonner

Objectif du cas d’usage

Automatiser les rappels aux valideurs (factures/NDF/fournisseurs) avec ton progressif et escalade N+1, en coordination avec les notifs natives Agicap (pas de doublon).

Étapes fonctionnelles détaillées

Cron quotidien 09:00 : collecte pending validations depuis les 3 sources
- Agicap : factures fournisseurs pending
- Payhawk : NDF sans justificatif conforme
- Agicap : workflow fournisseurs pending
Grouper par valideur — 1 personne = 1 digest.
Adapter le ton selon retard :
- J+1 à J+3 : info
- J+4 à J+7 : alerte
- J+8+ : urgence + escalade N+1
Composer mail digest par valideur avec liste des pièces à valider + lien direct (Agicap / Payhawk).
Envoyer mail + notif Teams optionnelle.
Si retard > seuil escalade → mail au N+1 (une seule fois par cycle).
Refus auto Payhawk NDF sans justif à J+7 (si politique acceptée) — supprime la charge Bruno.
Tableau de bord compta :
- Vue globale validations en attente par manager
- Ranking managers “les plus lents”
- Temps moyen de validation

Flot d’appels API

flowchart TD
    Cron[⏰ Cron quotidien 9h] --> Agicap[Agicap API<br/>GET /invoices?status=pending<br/>+ /suppliers?status=pending]
    Cron --> Payhawk[Payhawk API<br/>GET /expenses?filter=no_receipt]
    Agicap --> Group[Grouper par valideur]
    Payhawk --> Group
    Group --> Delay{Retard ?}
    Delay -->|1-3j| TplInfo[Template INFO]
    Delay -->|4-7j| TplAlert[Template ALERTE]
    Delay -->|8j+| TplUrgent[Template URGENT<br/>+ escalade N+1]
    TplInfo --> Digest[Composer digest<br/>1 mail par valideur]
    TplAlert --> Digest
    TplUrgent --> Digest
    Digest --> Send[POST /me/sendMail<br/>+ POST /teams/.../messages]
    TplUrgent --> N1[POST /me/sendMail<br/>→ N+1 uniquement 1x/cycle]
    Send --> Coord{Agicap notifie<br/>déjà ?}
    Coord -->|Oui| Skip[Skip pour éviter doublon]
    Coord -->|Non| Log[(Trace log)]
    N1 --> Log

    Refuse{NDF sans justif<br/>> 7j ?} -.->|Oui, si politique OK| RefuseAuto[Payhawk API<br/>PATCH /expenses/{id}<br/>status=rejected]
    Payhawk --> Refuse

API map

#	Étape	Fonction / endpoint	Application	Existe ?	Accès dispo ?	Notes
1	Factures pending Agicap	`GET /invoices?status=pending_validation`	Agicap	❓	🟠 Attend contrat	Post-bascule uniquement
2	Workflow fournisseurs pending	`GET /suppliers?status=pending`	Agicap	❓	🟠	Idem
3	NDF sans justif Payhawk	`GET /expenses?filter=receipt_missing`	Payhawk	✅	✅	API riche
4	Refus auto Payhawk	`PATCH /expenses/{id}` status=rejected	Payhawk	✅	✅	Si politique validée
5	Envoyer mail digest	`POST /me/sendMail`	Microsoft Graph	✅	⚠️ Extension droits	Format HTML
6	Notif Teams	`POST /teams/{id}/channels/{id}/messages`	Microsoft Graph	✅	⚠️	Canal Compta

Prérequis techniques

API Payhawk ✅ pour partie NDF (peut démarrer avant Agicap)
API Agicap post-bascule
Extension droits M365
Politique refus auto NDF J+7 validée par direction

Livrables Proxiad attendus

Cartographie valideurs (qui valide quoi : factures/NDF/fournisseurs)
Structure hiérarchique N+1 de chaque valideur
Seuils retard (J+3 info / J+7 alerte / J+10 escalade N+1 confirmé ?)
Volumes actuels pending (factures / NDF / fournisseurs)
Templates 3 versions (info/alerte/urgence) validés
Périmètre entités v1
Coordination Agicap : quelles notifs natives Agicap ? où on complète ?
Politique refus auto NDF J+7 — direction accepte ?

Timeline estimative

Effort : 5 jours-n8n.

Attente bascule Agicap (calendrier Sonia)
S+X J1 : volet Payhawk (livrable indépendamment)
S+X J2-4 : extension Agicap post-bascule
S+X J5 : tests + démo
Novembre 2026 : mise en production couplé module Agicap

Volet Payhawk livrable AVANT Agicap : NDF sans justif = quick win indépendant.

Critères de recette

Digest quotidien reçu par chaque valideur avec sa liste
Ton mail évolue selon retard
Escalade N+1 fonctionne à seuil défini (1 seule fois par cycle)
0 doublon avec notifs Agicap natives
NDF sans justificatif Payhawk : relance J+1
Refus auto Payhawk J+7 (si politique OK)
Tableau de bord compta temps réel

Risques identifiés

Risque	Impact	Mitigation
Bascule Agicap retardée	Volet factures/fournisseurs en attente	Volet Payhawk livré en avance
Double notif avec Agicap natif	Alert fatigue	Coordination avant lancement, détection croisée
Managers ne réagissent pas malgré escalades	ROI faible	Cadrage direction : validation < 5j = KPI
Refus auto NDF J+7 mal perçu	Frustration	Politique validée direction, comm interne claire

Questions ouvertes

Q1 : Politique refus auto NDF J+7 — direction Proxiad accepte ?
Q2 : Notifs Agicap natives — cartographie exacte de ce qu’Agicap fera nativement ?
Q3 : Seuils retard confirmés par Bruno / Sonia ?
Q4 : Ranking managers “plus lents” — diffusion (Bruno seul ? Sonia ? Direction ?)
Q5 : Tableau de bord — Power BI ? Dashboard n8n custom ? Vue SharePoint ?
Q6 : Coordination formation Agicap octobre × montée en charge CPT-02 — quel séquencement ?