CDG-04 — Calendrier de clôture (Planner)

Fonction	Nature	Framework	Score	Statut
CDG	Automatisation	n8n + Microsoft Planner (Graph API)	18	🟢 En développement — quick-win

Source : atelier CDG 28/07 — “Microsoft Planner évoqué, calendrier de clôture principalement dans la tête, rappels à automatiser”.

Contexte métier

Processus clôture CDG : plusieurs acteurs, tâches séquentielles (validations frais, factures, saisie temps)
Aujourd’hui : suivi manuel ou “dans la tête” → oublis, retards, relances multiples
Diagramme de clôture en cours de finalisation par l’équipe CDG
Planner utilisé ponctuellement mais pas généralisé
Périodicité mise à jour listes acteurs : au moins 1× par an, envisagé trimestriel/semestriel

Objectif du cas d’usage

Formaliser le calendrier de clôture CDG dans Planner avec instanciation mensuelle automatique, rappels ciblés + escalade N+1, vue Kanban temps réel, détection blocages en chaîne.

Étapes fonctionnelles détaillées

Config template YAML : diagramme de clôture CDG → structure Planner (tâches, rôles, offsets vs J-clôture, dépendances).
Cron 1er du mois 8h00 : instancier plan Planner “Clôture <année>” avec toutes les tâches.
Affecter chaque tâche au titulaire du rôle (backup si titulaire absent → détection Nibelis/M365 calendar).
Calculer les échéances = J-clôture + offset défini dans template.
Cron quotidien 9h00 : détecter tâches avec échéance ≤ 2j non complétées → notif responsable Teams + mail.
Cron quotidien 17h00 : détecter tâches en retard → notif responsable + copie manager (Sonia/Marine).
Détecter blocages en chaîne : si tâche bloquante non faite → tâches en aval taggées “bloquées” avec alerte spéciale.
Vue Kanban Planner accessible temps réel équipe CDG.
Historique : à chaque cycle, snapshot du % complétion pour tableau de bord.

Flot d’appels API

flowchart TD
    Config[Fichier template YAML<br/>diagramme clôture CDG] --> Cron1[⏰ Cron 1er du mois 8h]
    Cron1 --> Instantiate[Graph API Planner<br/>POST /planner/plans<br/>+ POST /planner/tasks × N]
    Instantiate --> Assign[POST /planner/tasks/{id}/details<br/>+ assignments par rôle]
    Assign --> Wait[Attente cycle]

    Cron2[⏰ Cron quotidien 9h] --> ListTasks[GET /planner/plans/{id}/tasks]
    ListTasks --> Filter{Échéance<br/>≤ 2j ?}
    Filter -->|Oui| NotifResp[POST /teams/.../messages<br/>+ POST /me/sendMail<br/>→ responsable]
    Filter -->|Non| Skip

    Cron3[⏰ Cron quotidien 17h] --> Late{En retard ?}
    Late -->|Oui| NotifMgr[Notif responsable<br/>+ copie manager]
    Late -->|Non| End

    Block{Tâche bloquante<br/>en retard ?} -.->|Oui| TagBloc[Tag "bloquées"<br/>tâches en aval]
    ListTasks --> Block

API map

#	Étape	Fonction / endpoint	Application	Existe ?	Accès dispo ?	Notes
1	Créer plan	`POST /planner/plans`	Microsoft Graph (Planner)	✅	⚠️ Extension droits	Groupe M365 CDG requis
2	Créer tâche	`POST /planner/tasks`	Microsoft Graph	✅	⚠️	Titre, échéance, assignation
3	Assigner tâche	`PATCH /planner/tasks/{id}` avec `assignments`	Microsoft Graph	✅	⚠️	UPN utilisateur
4	Lister tâches	`GET /planner/plans/{id}/tasks`	Microsoft Graph	✅	⚠️	Filtre échéance
5	Message Teams	`POST /teams/{id}/channels/{id}/messages`	Microsoft Graph	✅	⚠️	Canal CDG
6	Mail	`POST /me/sendMail`	Microsoft Graph	✅	⚠️	—
7	Detect absence titulaire	`GET /users/{upn}/calendar/events` (OOO)	Microsoft Graph	✅	⚠️	Bascule vers backup

Prérequis techniques

Extension droits M365 Planner + Graph
Groupe M365 CDG existant (ou à créer)
Diagramme clôture finalisé (livrable métier)
Fichier template YAML rédigé

Livrables Proxiad attendus

Diagramme de clôture finalisé — bloquant #1 (équipe CDG en cours)
Mapping rôles → personnes (titulaire + backup)
Date J-clôture : variable ou fixe chaque mois ?
Templates notifications (mail + Teams) validés
Cas particuliers :
- Absence titulaire → bascule auto vers backup ?
- Tâche décalée métier → assouplissement ?
Plan mensuel : dupliquer template ou plan roulant à sections mensuelles ?

Timeline estimative

Effort : 3 jours-n8n.

S+0 : diagramme finalisé côté CDG
S+1 J1 : config YAML + dev création plan mensuel
S+1 J2 : rappels + escalade + blocages
S+1 J3 : tests + démo
S+2 : pilote 1 cycle complet
S+3 : production

Critères de recette

Plan “Clôture Sept 2026” créé auto le 1er/09 à 08:00
Toutes tâches du diagramme présentes avec bonnes échéances
Affectations correctes (titulaire du rôle)
Rappels dans les créneaux prévus (J-2, J, J+1)
Escalade manager fonctionne à J+1
Vue Kanban temps réel
Blocages détectés + tâches aval taggées

Risques identifiés

Risque	Impact	Mitigation
Diagramme jamais finalisé	Bloque cas	Escalade Sonia + timeboxing CDG
Planner mal adopté (habitude Excel)	Adoption faible	Formation 30 min, gains rapides visibles
Tâches ad hoc	Template rigide	Support tâches manuelles en plus des template
Notifs perçues comme spam	Alert fatigue	1 seul rappel J-2, 1 jour J, escalade uniquement si retard réel

Questions ouvertes

Q1 : Diagramme clôture — quand finalisé côté CDG ? Format (mermaid, Excel, Visio) ?
Q2 : Backup titulaire — détecté auto via calendar OOO ou hardcodé dans template ?
Q3 : Groupe M365 CDG existe-t-il ? Ou création + affectation membres à faire ?
Q4 : Escalade N+1 — Sonia (DAF) ou autre selon domaine tâche ?
Q5 : Tableau de bord % complétion — Planner natif suffit ou Power BI custom ?
Q6 : Cadence mise à jour listes acteurs — trimestriel accepté (proposé en séance) ?